予約の確認メールと社内通知を自動化する
予約を受けたら返信する。担当に知らせる。この2つの連絡は、受付と同じ仕組みの中で自動化できます。
よくある課題
- 受付後の確認連絡を手動で返しており、営業時間外に遅れる
- 新しい予約に担当者が気づかず、対応が漏れる
- 通知のために別のメール連携やカスタマイズを組むのは大げさ
どう解決するか
予約が確定すると、予約者に確認メールが即時に自動送信されます。文面には日時・予約ID・カレンダー登録リンク・キャンセルURLが含まれ、受付の一次連絡はこれで完了します。
管理者・担当者向けには、新着予約の通知メールを設定できます。kintone 側の通知機能（レコード追加通知）と併用すれば、普段の kintone の通知動線でも気づけます。
メールサーバーの契約や差出人設定は不要です。サービス側の送信基盤から配信されます。
押さえどころ
即時の一次連絡
深夜の予約にも確認メールが即時に返るため、受付の信頼感が保てます。
担当者への通知
通知先メールを設定すれば、新着予約を見落としません。
kintone 通知と併用
レコード追加をトリガーにした kintone 標準の通知・プロセス管理もそのまま使えます。
導入の流れ（約15分）
- 01
お試しを開始
メールアドレスと kintone のサブドメインを入力すると、ライセンスキーとプラグインが発行されます。
- 02
アプリにプラグインを追加
予約を溜めるアプリにプラグインを追加し、ライセンスキーとAPIトークンを設定します。
- 03
受付時間と書き込み先を設定
曜日・時間帯・枠の長さ・定員と、日時や氏名を入れるフィールドを選びます。
- 04
公開URLを配る
外部の人が空き枠を選ぶと、そのまま kintone のレコードになります。
よくある質問
確認メールの文面は変えられますか？
確認メールへの追記文を設定でき、会場案内・持ち物・オンライン会議のURLなどを載せられます。全文の差し替えには対応していません。
通知先は複数設定できますか？
管理者通知の宛先を設定できます。チーム全員への展開は kintone の通知機能の併用を推奨します。