kintone で会議室・スペースの予約を受け付ける
会議室の予約管理を kintone でやると、社外の利用者に枠を選ばせる手段だけがありません。予約ブリッジはそこだけを足します。
ありがちな運用
- 貸し会議室・共用スペースの予約を電話やメールで受けて kintone に転記している
- 同じ時間帯に2件入ってしまう事故が怖くて、受付を一元化できない
- 利用者に kintone のアカウントを配るわけにはいかない
予約ブリッジでの組み方
会議室の予約アプリにプラグインを追加すると、部屋ごと・用途ごとに公開予約ページを発行できます。予約ページは1契約で何ページでも作れるため、部屋が複数あっても追加費用はありません。
同じ枠の確定件数が定員に達すると、その枠は予約ページから自動で消えます。同時に申し込みが重なっても確定するのは定員までで、データベースレベルの排他で二重予約を防ぎます。
予約は部屋名・日時・利用者名の入ったレコードとして台帳に並ぶので、請求や利用実績の集計は今の kintone の運用のままできます。
この用途で効くところ
部屋ごとにページを分けられる
予約ページはいくつでも発行できます。部屋ごとに受付時間や枠の長さを変えることもできます。
枠の長さを部屋の運用に合わせる
30分・60分など枠の長さは設定で決められます。準備時間を挟みたい場合は受付時間側で調整します。
キャンセルで枠が自動で空く
利用者がキャンセルURLから取り消すと、ステータスが更新されて枠が空きに戻ります。
kintone アプリに用意するフィールド
- 日時（利用開始）— 必須
- 文字列1行（利用者名）— 必須
- 日時（利用終了）・メール・備考 — 任意
導入の流れ（約15分）
- 01
お試しを開始
メールアドレスと kintone のサブドメインを入力すると、ライセンスキーとプラグインが発行されます。
- 02
アプリにプラグインを追加
予約を溜めるアプリにプラグインを追加し、ライセンスキーとAPIトークンを設定します。
- 03
受付時間と書き込み先を設定
曜日・時間帯・枠の長さ・定員と、日時や氏名を入れるフィールドを選びます。
- 04
公開URLを配る
外部の人が空き枠を選ぶと、そのまま kintone のレコードになります。
よくある質問
複数の会議室を1つのアプリで管理できますか？
部屋ごとに予約ページを分ける構成を推奨します。ページごとに受付時間・定員を設定でき、レコードには予約IDが入るため部屋の識別も容易です。
社内の予定で埋まっている時間を隠せますか？
社内利用分をレコードとして登録しておけば、その時間帯は空き枠から自動で外れます。