予約キャンセルの受付と枠の解放を kintone 連携で自動化する
キャンセルの受付は、電話でなくURLで受けると、台帳更新と枠の解放まで一続きに自動化できます。
よくある課題
- キャンセルの電話対応と台帳の更新が手作業になっている
- キャンセルされた枠を空きに戻し忘れ、機会損失になる
- 無断キャンセルとの区別がつかず、実態が把握できない
どう解決するか
予約の確認メールとリマインドには、その予約専用のキャンセルURLが含まれます。予約者がURLから取り消すと、kintone のレコードのステータスが「キャンセル」に更新され、枠は即時に空きへ戻ります。
キャンセルはレコードとして残るため、無断キャンセルと事前キャンセルを分けて集計できます。削除ではなくステータス更新なので、履歴も追えます。
電話で受けたキャンセルも、kintone 側でステータスを変えれば同じように枠が解放されます（キャンセルのレコードは埋まり判定から除外されます）。
押さえどころ
予約者側で完結
専用URLからの取り消しで、受付・台帳更新・枠解放まで人手ゼロです。
履歴が残る
レコード削除ではなくステータス更新のため、キャンセル率の分析ができます。
手動キャンセルとも整合
kintone 側でステータスを変えた場合も空き枠に正しく反映されます。
導入の流れ（約15分）
- 01
お試しを開始
メールアドレスと kintone のサブドメインを入力すると、ライセンスキーとプラグインが発行されます。
- 02
アプリにプラグインを追加
予約を溜めるアプリにプラグインを追加し、ライセンスキーとAPIトークンを設定します。
- 03
受付時間と書き込み先を設定
曜日・時間帯・枠の長さ・定員と、日時や氏名を入れるフィールドを選びます。
- 04
公開URLを配る
外部の人が空き枠を選ぶと、そのまま kintone のレコードになります。
よくある質問
キャンセル期限は設定できますか？
キャンセルURLの有効性は予約単位で管理されます。期限運用はページの説明文で案内し、直前の変更は電話等で受ける運用を推奨します。
キャンセルされたら通知されますか？
管理者通知の設定で、予約・キャンセルの動きをメールで受け取れます。